O que faz um restaurante se tornar um negócio bem-sucedido? Podemos citar algumas coisas que vêm à cabeça para responder essa pergunta: comida boa, atendimento de qualidade, ambiente agradável, boa localização.
Todos esses fatores são importantes, mas, assim como com qualquer outro negócio, o que garante o sucesso de um estabelecimento food service, antes de todas essas coisas, é uma gestão de restaurante eficiente.
A gestão de restaurantes é um termo que engloba todas as atividades de gerenciamento diário de um negócio food service. Isso inclui finanças, recursos humanos, organização de processos, marketing e o planejamento estratégico do negócio.
Esse artigo é um ótimo lugar para começar. Confira, a seguir, dicas práticas para melhorar a gestão do seu restaurante.
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1. Tudo começa no controle de estoque
Embora possa parecer uma tarefa menos relevante, investir em uma gestão de estoque eficiente pode gerar uma economia enorme no capital do seu negócio. Essa economia pode, então, ser investida em outras áreas, melhorando a experiência do cliente e trazendo crescimento para o restaurante.
Sem controle de estoque, o estabelecimento corre risco de desperdiçar produtos que passem do prazo de validade ou de encontrar problemas na linha de produção por falta de ingredientes.
“A geração de gastos não previstos no processo de estocagem pode produzir custos invisíveis, gerando prejuízo” afirma Marilda Moreira da Silva, coordenadora do curso de Nutrição da Unoeste (Universidade do Oeste Paulista), ao portal Food Connection.
Existem alguns documentos básicos que não podem faltar no controle de estoque, como:
- Ficha de prateleira: documento utilizado para registrar e monitorar os itens armazenados nas prateleiras do estoque. Ele ajuda a manter um controle organizado e garantir que os produtos sejam usados antes de expirarem.
- Ficha de estoque: registro detalhado de todos os itens armazenados no estoque do restaurante para monitoramento do fluxo de entrada e saída de mercadorias, ajudando a evitar faltas ou excessos.
- Requisição de mercadoria: usado para solicitar a retirada de itens do estoque para uso na cozinha ou em outras áreas do restaurante.
- Identificação de mercadoria: etiquetas ou rótulos que identificam os produtos armazenados no estoque, de modo a facilitar a organização e o rastreamento dos produtos.
- Inventário periódico: processo de contagem e verificação dos itens em estoque em intervalos regulares a nível mensal ou trimestral, por exemplo. O inventário periódico ajuda a identificar discrepâncias, perdas ou desperdícios, e a garantir a precisão dos registros de estoque.
Já é possível fazer esse gerenciamento de forma automatizada, mas se você ainda não tem como investir nesse tipo de recurso, é possível fazer o controle mesmo sem essas tecnologias, basta se organizar e padronizar os processos.
Uma solução é concentrar toda a gestão de estoque em apenas um funcionário bem treinado e com boas noções de informática.
“O controle de um pequeno estoque não requer disponibilidade total, então ele poderia também atuar em outras atividades como auxiliar nas horas em que não houver necessidade no estoque”, afirma a especialista. Desta forma, é possível controlar o local de armazenamento de insumos sem precisar de grandes investimentos em tecnologia.
Em grandes restaurantes, a gestão é feita utilizando softwares especializados. “Os sistemas de gestão de estoque e de compras, que se tornaram cada vez mais automatizados e eficientes. Com base em dados de estoque, histórico de vendas e previsões de demanda, esses sistemas são capazes de gerar ordens de compra automaticamente, agilizando o processo e evitando erros. Soluções mais avançadas para o controle de estoque permitem uma visão em tempo real do status dos produtos e auxilia na previsão de demanda, minimizando desperdícios e melhorando a eficiência operacional”, explica Marcio Blak, especialista do segmento de tecnologia para food service.
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2. Garanta a eficiência da cozinha
Além de um estoque bem controlado, a organização da cozinha também tem tudo a ver com a gestão eficiente de restaurantes. Afinal, para entregar pratos de qualidade, é necessário que o espaço esteja organizado de maneira a facilitar o trabalho do chefe e seus auxiliares.
O gerenciamento eficiente da cozinha precisa estar em pauta desde o início do seu negócio. O ideal é montar o espaço já com foco na praticidade, conforto, eficiência da produção e, é claro, seguindo as regras da vigilância sanitária e do corpo de bombeiros. Existem algumas legislações gerais que discorrem sobre isso, como:
Além dessas normativas federais, é fundamental que você busque se informar na vigilância sanitária e no corpo de bombeiros da sua cidade, já que cada região também possui normas específicas que precisam ser seguidas à risca.
3. Pense na estrutura da cozinha de forma estratégica
O planejamento da estrutura da cozinha dependerá de muitos fatores, como o tamanho do espaço físico disponível, da equipe que trabalhará no ambiente, a demanda do cardápio do restaurante, entre outros detalhes. Apesar das particularidades, existem algumas áreas que são importantes em qualquer cozinha, por exemplo:
- Local para recebimento de produtos, ingredientes e materiais;
- Estoque para armazenamento dos alimentos;
- Área para higienização dos ingredientes;
- Local de preparo dos alimentos;
- Área de empratamento, embalagem ou armazenagem dos pratos prontos;
- Área de lavagem dos utensílios utilizados;
- Local reservado para o lixo.
O foco é estruturar a cozinha de forma que todas as tarefas possam ser executadas da forma mais prática e ágil possível. Há algumas regras gerais, como o local de preparo dos alimentos, que costuma ser maior e localizado próximo à área de empratamento. Por outro lado, o estoque e a área do lixo devem ficar distantes do local de preparo.
Com base no tamanho do seu restaurante e no seu modelo de negócio, você também pode definir o formato da sua cozinha. Para restaurantes pequenos, ela é geralmente organizada em linha única, com a cuba centralizada em um único balcão, ou em formato de L. Para ambientes maiores, é possível organizar o fluxo com dois balcões paralelos, em formato de U ou até mesmo em formato de G.
4. Considere o fluxo de trabalho
Também é importante considerar o fluxo do trabalho. Na cozinha do estabelecimento food service, cada trabalhador deve ter sua função delegada e ser bem orientado para executá-la da forma mais eficiente possível.
Uma das formas de garantir que isso aconteça é ter um organograma funcional e bem definido. Trata-se de uma ferramenta visual que demonstra, por meio de um gráfico, quais são as funções exercidas por cada funcionário e quais são as relações de liderança e subordinação entre eles.
Essa ferramenta é importante porque, por meio dela, fica claro para todos os colaboradores de onde vem as ordens que precisam ser seguidas e de quem é a responsabilidade pelo treinamento e orientação da equipe.
5. Foco na higienização do local de trabalho
Outro ponto essencial para garantir a eficiência da cozinha de um restaurante é a limpeza do espaço. Durante o período de funcionamento do estabelecimento, a equipe deve executar suas tarefas sempre buscando manter a organização. Após a finalização do dia de trabalho, é necessário ter um procedimento padrão de limpeza, garantindo que o espaço esteja pronto para um novo expediente no dia seguinte.
Você pode contar com um funcionário ou equipe de funcionários especializados na limpeza do ambiente, ou então distribuir as tarefas de limpeza entre a equipe de cozinha ao final do expediente. Tudo vai depender do tamanho e das particularidades da cozinha.
O importante é que haja uma limpeza diária, na qual, ao final do horário de trabalho, todo o ambiente seja higienizado, desde os equipamentos, como geladeira e fogão, até os utensílios menores, como talheres, tábuas, panelas e bacias. A pia, o chão e a área do lixo também merecem atenção especial. A função dessa limpeza diária é evitar a proliferação de micro-organismos e o aparecimento de pragas, como ratos e baratas.
Além da limpeza diária, deve ser programada uma faxina mais minuciosa periodicamente. Nestes dias específicos, será necessário realizar tarefas que não são feitas diariamente, como arrastar móveis, limpar dentro de armários e gavetas, higienizar equipamentos que são usados com menos frequência etc.
Outro detalhe fundamental é a dedetização do ambiente. Informe-se sobre a legislação local a respeito da periodicidade com que esse tratamento precisa ser feito.
6. Cuide da saúde financeira do negócio
A gestão de custos é um ponto delicado para qualquer negócio, independente do setor. Em um restaurante, o desafio é sempre controlar os custos da operação sem causar dano à qualidade dos pratos servidos e ao atendimento oferecido aos clientes.
Segundo o especialista em finanças Sergio Queiroz em entrevista ao portal Food Connection, é preciso saber diferenciar as despesas necessárias das desnecessárias.
“Este é um desafio constante, diretamente ligado aos processos internos, ou seja, cada etapa de cada processo precisa ser continuamente avaliada com relação ao valor que agrega ao produto”, recomenda.
7. Utilize a Análise 80/20 para gestão de custos
Para Queiroz, o melhor ponto de partida para cortar custos é a chamada Análise 80/20. Segundo esse princípio, 80% dos gastos do restaurante estarão concentrados em apenas 20% das despesas fixas.
“É pelos gastos mais relevantes, aqueles que respondem por 80% do gasto total da empresa, que se deve começar a cortar custos. Começar por gastos que não estejam dentro dos 80% vai exigir esforços significativos e gerar resultados pouco impactantes no todo”, orienta o especialista.
A análise de custos é algo muito particular de cada negócio, por isso, você só vai descobrir quais são os gastos mais relevantes do seu estabelecimento quando colocar tudo na ponta do lápis.
Por exemplo, se o negócio funciona em um espaço alugado, pode ser que o aluguel tome uma parcela relevante do seu orçamento todos os meses. Neste caso, uma estratégia de corte de custos seria tentar renegociar esse valor ou, em alguns casos, até buscar um outro local para o restaurante. Por outro lado, se você é dono do ambiente ocupado, o custo considerado será o de IPTU.
Em alguns estabelecimentos de food service, o gasto com recursos humanos é muito alto, já que o funcionamento do negócio depende de diversos profissionais de atendimento ao cliente, como garçons, hosts etc.
Mas, atualmente, existem modelos de negócio em que a equipe é bastante reduzida, como aqueles que funcionam exclusivamente como delivery ou que contam com totens de autoatendimento. Nestes casos, o custo com salários e benefícios para os colaboradores pode não representar uma parte tão grande do orçamento.
Em resumo, para colocar a Análise 80/20 em prática, é necessário fazer um estudo dos custos específicos do seu negócio para identificar quais são as despesas que tomam uma parcela maior do seu orçamento. Se preciso, você pode contar com a ajuda de um contador ou profissional especializado. Com esses dados em mãos, você poderá considerar soluções para diminuir os gastos nessas categorias mais relevantes.
8. Invista em qualificação para sua equipe
Investir em treinamento e qualificação para a equipe de funcionários de um restaurante é uma estratégia fundamental para alcançar o sucesso no setor de food service, já que garante a excelência no atendimento aos clientes e na produção de alimentos.
Uma boa estratégia é investir em um programa de qualificação profissional subsidiado pela empresa. Isso demonstra o comprometimento da gestão com o desenvolvimento dos colaboradores, o que, além de garantir que sua equipe esteja sempre atualizada e bem informada sobre sua área de atuação, resulta em funcionários mais motivados, que se sentem reconhecidos pela liderança. Essa implementação contribui para a retenção de talentos e para o fortalecimento do time e evita gastos desnecessários com o treinamento frequente de novos funcionários.
Treinamentos internos são outra estratégia relevante. Eles permitem que o time adquira habilidades específicas relacionadas às atividades do restaurante, seja na cozinha, no atendimento ou em outras áreas operacionais. Além disso, treinamentos internos facilitam a adaptação de novos colaboradores e promovem a integração dos colaboradores, trazendo mais harmonia para o ambiente de trabalho.
9. Obtenha feedback dos colaboradores
Outra ferramenta de gestão de pessoas que deve ser empregada são os feedbacks periódicos. Eles são fundamentais para garantir o crescimento individual e coletivo dos funcionários.
Ao fornecer retorno sobre o desempenho, o colaborador consegue identificar pontos fortes e áreas que precisam ser aprimoradas. O feedback também possibilita que a equipe expressem suas opiniões e sugestões, o que contribui para o alinhamento das expectativas e o aperfeiçoamento dos processos dentro do restaurante.
Todas essas estratégias de treinamento e gestão de pessoas aumentam consideravelmente a eficiência operacional do negócio. Funcionários bem treinados têm um domínio maior das tarefas, levam menos tempo para executá-las e, consequentemente, produzem mais em menos tempo. O conhecimento técnico adquirido nos treinamentos também evita erros e reduz desperdícios, gerando economia a longo prazo.
10. Padronize processos
O estabelecimento de procedimentos padronizados é uma forma de assegurar que as operações do restaurante sejam sempre realizadas de maneira uniforme, independente de quem esteja executando as tarefas.
Essa padronização deve acontecer em todos os setores do restaurante, desde a cozinha até o atendimento aos clientes, passando pelo estoque, a gestão financeira e outras atividades administrativas e operacionais. Ela também contribui para a agilidade e produtividade da equipe e também torna o treinamento de novos funcionários mais simples e assertivo.
A padronização de processos envolve a criação de diretrizes claras para todas as atividades realizadas no restaurante. O primeiro passo é documentar as etapas, desde as receitas técnicas utilizadas na cozinha até o passo a passo que deve ser seguido pelos hosts, garçons e atendentes.
Após essa documentação, é importante realizar treinamentos detalhados com toda a equipe e realizar feedbacks, a fim de rever e otimizar estes processos sempre que for necessário.
11. Esteja sempre atento aos resultados
Monitorar e analisar os resultados é fundamental para realizar uma boa gestão de food service. É por meio dessa prática que será possível perceber os erros e acertos, identificar os pontos fortes e as áreas que precisam de melhoria e tomar decisões estratégicas que podem garantir o sucesso do seu negócio.
Para tomar decisões baseadas em dados concretos, é preciso entender um pouco sobre os indicadores-chave de desempenho, também conhecidos como KPIs.
Por exemplo, alguns KPIs para o gerenciamento e estoque são o nível do inventário, o giro do estoque e a taxa de perda de produtos.
Já na cozinha, você pode analisar o tempo médio de preparação de um prato e a taxa de retrabalho. No atendimento, acompanhe o tempo médio de espera, a taxa de ocupação das mesas e o tempo de ciclo do pedido.
Esses KPIs também são formas de verificar se os treinamentos e qualificações propostas para os colaboradores estão sendo eficientes. Outra forma de analisar o desempenho da equipe por meio de indicadores é por meio da satisfação dos clientes, que pode ser medida por pesquisas qualitativas e quantitativas.
Para avaliar a saúde financeira do seu negócio, alguns indicadores importantes são o ticket médio, o custo por mercadoria vendida (CMV) e o lucro bruto do restaurante.
Outro KPI é o percentual de crescimento do negócio durante um período, que permite ter uma visão mais clara do quanto seu negócio está crescendo mês a mês.
Com base nessas métricas, é possível perceber quais são as áreas da gestão que precisam de mais atenção, rever processos e testar soluções, observando se surtiram efeito nos dados de uma análise futura.
12. Cuide do atendimento ao cliente de maneira excepcional
O atendimento é um dos pilares que sustentam a reputação e o sucesso de qualquer restaurante. Clientes satisfeitos não apenas retornam, mas também recomendam o estabelecimento para amigos e familiares. Por isso, invista no treinamento constante de sua equipe para garantir um atendimento cordial, ágil e personalizado.
Também é importante criar um ambiente onde o consumidor se sinta especial. Ensine a equipe a lidar com reclamações de forma proativa, transformando uma experiência negativa em uma oportunidade de fidelização.
Além disso, esteja atento às tendências, como a personalização do serviço, e considere adotar ferramentas digitais para facilitar reservas e pedidos.
13. Utilize estratégias de marketing e promoções
Em um cenário cada vez mais acirrado, um marketing eficiente pode fazer toda a diferença. Invista em estratégias para divulgar seu restaurante, como promoções sazonais, descontos para grupos ou parcerias com aplicativos de delivery.
Nesse quesito, é essencial estar presente no ambiente digital. Um perfil ativo nas redes sociais pode atrair novos clientes e manter os antigos conectados ao seu negócio. Publique fotos de pratos, divulgue promoções e incentive os clientes a compartilharem suas experiências.
Programas de fidelidade também são interessantes para reter clientes, sobretudo os mais frequentes.
14. Tenha atenção redobrada as datas comemorativas
Datas comemorativas são oportunidades de ouro para aumentar o faturamento. Pense em ações específicas para ocasiões como Dia dos Namorados, Natal, Ano Novo ou aniversários.
Ofereça menus temáticos, promoções especiais ou decorações diferenciadas para criar uma experiência única e marcante. Antecipe-se ao planejar sua estratégia para essas datas, garantindo que sua equipe esteja preparada e que os suprimentos estejam em estoque para atender à demanda elevada.
Tendo um perfil ativo na internet, é possível promover eventos especiais ou campanhas de marketing específicas para essas datas, como reservas antecipadas com descontos ou brindes para os clientes. Essa é uma excelente oportunidade de atrair ainda mais consumidores em potencial.
15. Invista em tecnologias auxiliares
No food service, a tecnologia é uma grande aliada na gestão. Ferramentas como softwares de gestão podem otimizar processos como controle de estoque, gestão financeira, análise de vendas e até o atendimento ao cliente.
Além dos totens de autoatendimento, aplicativos para pedidos online e sistemas de pagamento rápido são inovações que não apenas atraem clientes, mas também aumentam a eficiência operacional.
Um dos pontos mais benéficos do investimento em tecnologias é a coleta de dados. Eles guiam a tomada de decisões, permitindo identificar pratos mais lucrativos, ajustar o cardápio e planejar promoções com maior impacto.
A gestão eficiente de um restaurante é uma soma de detalhes e esforços coordenados. Desde o controle de estoque e organização da cozinha até o investimento em tecnologia e atendimento ao cliente, cada aspecto desempenha um papel crucial no sucesso do negócio.
Lembre-se de que o mercado de food service é dinâmico e competitivo. Restaurantes que se destacam são aqueles que estão sempre atentos às mudanças, dispostos a inovar e prontos para oferecer experiências únicas aos seus clientes.
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